Weg met energieslurpende sessies, gebruik een timebox!

Het is een beeld waar veel mensen zich in zullen herkennen: je zit voor een vergadering bijeengepakt met je team in een ruimte zonder luchtverversing. De helft van het team zit nu.nl te checken op zijn of haar telefoon en twee mensen voeren een diepgaande discussie waarbij iedereen is afgehaakt. Gevolg: na een uur sta je buiten met een zwart gekleurd aura, er is niets concreets besloten en er zijn geen stappen gezet. Een uur (of meer) kostbare ontwikkeltijd is verloren gegaan en, belangrijker, je eigen plezier in het werk is danig aangetast. 

Magisch instrument: de timebox

Er is een eenvoudige en doeltreffende manier om energie- en tijdslurpende meetings te voorkomen: de timebox. Stel van tevoren een aantal minuten vast waarin een onderwerp op de agenda besproken mag worden. Als de tijd verstreken is, kapt de voorzitter van de vergadering (bij scrum meestal de product owner of scrummaster) de discussie af. Hij of zij vraagt aan het team of het punt helder genoeg is voor iedereen. Indien er uitzoekpunten zijn, stel hij/zij deze vast, schrijft ze ergens op voor de volgende keer en wijst iemand aan om opheldering te krijgen. De meeting kan daarna door met het volgende agendapunt. Klinkt eenvoudig, en dat is het ook.

Op naar effectieve refinements

Het gebruik van de timebox zetten we bij team Topicus JGZ onder andere in tijdens de refinement. Als eerste stap in het traject hebben we een Definition of Ready (DoR) opgesteld (zie hiervoor mij vorige blog). De logische volgende stap is om ervoor te zorgen dat alle user stories op de backlog voldoen aan de DoR. Binnen scrum gebruiken we hiervoor refinements of grooming sessies, wekelijkse meetings waarin we de user stories bespreken in volgorde van backlog, van boven naar beneden. Refinements kunnen de neiging hebben om te verzanden in detaildiscussies, terwijl belangrijke vragen onbeantwoord blijven omdat het antwoord hierop door de PO zal moeten worden nagevraagd bij de stakeholders. De timebox vormt hier een probaat middel tegen. Zet de timer fysiek in beeld tijdens de discussie, bijvoorbeeld deze van schoolbordportaal. Wanneer je jira gebruikt, zet dan de uitzoekpunten in een comment onder de story en quote daarbij de persoon die het punt moet uitzoeken. Deze persoon krijgt dan automatisch een mailtje dat er iets moet gebeuren en alle uitzoekpunten blijven op deze manier netjes gelogd (met hopelijk het antwoord).

Help, is deze user story nou nog steeds niet ready?

Menig PO begint wat onrustig op de stoel te schuiven wanneer een user story niet ready is na 1 refinement. Wees echter niet bang om een user story door te schuiven naar een volgende refinement als er eerst nog iets uitgezocht moet worden. Met een wekelijkse refinement, of beter nog twee keer per week, is er voldoende kans om een user story op tijd ready te krijgen voor de volgende sprint. Better safe than sorry: refinements zijn ervoor om user stories zo ready mogelijk te krijgen, dit hoeft echter niet in 1 sessie te gebeuren. Zorg dat je genoeg tijd investeert om onduidelijkheden op te helderen, dit komt een soepel verloop van de sprint ten goede.

Better safe than sorry: refinements zijn ervoor om user stories zo ready mogelijk te krijgen, dit hoeft echter niet in 1 sessie te gebeuren.

Belofte maakt schuld…

In mijn vorige blog gaf ik aan terug te komen op de maatstaf die we hebben ontwikkeld om de voortgang te kunnen meten bij team Topicus JGZ. De doelstelling in het traject was om het aantal uitgelopen stories met de helft te verminderen. De maatstaf die we hierbij hebben ontwikkeld is het aantal beschikbare uren te delen op het totaal aantal story points in de sprint. Vermenigvuldigt met het aantal story points per user story kom je dan uit op een verwacht aantal uren per story. We hebben afgesproken met het team dat we van een significante uitloop spreken als er 20 procent meer uren worden geschreven op een story dan initieel verwacht. De eerst nieuwe meting moet ik nog doen, maar lijken veelbelovend: de laatste afgeronde sprint is door het team gehaald…

Timo Dolfing Scrummaster en Informatieanalist (Topicus Finance).

Topicus Finance – Amsterdam

John M. Keynesplein 12, Amsterdam

Topicus Finance – Deventer

Singel 25, Deventer

Topicus Hoofdkantoor – Deventer

Singel 25, Deventer

Topicus Finance – Groningen

Helperpark 270 - 298, Groningen

Topicus Zorg – Groningen

Helperpark 270 - 298, Groningen

Topicus Finance – Zwolle

Zuiderzeelaan 23, Zwolle

Topicus Legal – Zwolle

Zuiderzeelaan 23, Zwolle

Topicus Onderwijs – Deventer

Singel 9, Deventer

Topicus Onderwijs – Enschede

M. H. Tromplaan 10-12, Enschede

Topicus Overheid – Enschede

M. H. Tromplaan 10-12, Enschede

Topicus Onderwijs – Nijmegen

Keizer Karelplein 32F, Nijmegen

Topicus Onderwijs – Utrecht

Winthontlaan 200, Utrecht

Topicus Zorg – Deventer

Keizerstraat 43, Deventer

Topicus Zorg – Leiden

Doezastraat 2A, Leiden

Topicus Zorg – Wageningen

Costerweg 1K, Wageningen