Coaching Topicus JGZ: Ready, Set, Go!

Collega Timo Dolfing ging afgelopen week aan de slag als agile coach bij Topicus JGZ. Lees in dit artikel hoe hij team JGZ helpt om het scrumproces van dit team naar een hoger plan te tillen.

Na zo’n anderhalf jaar aan de slag te zijn geweest als scrummaster, zocht ik eind vorig jaar naar manieren om mijn horizon te verbreden. Leuk en aardig, al die scrumgebruiken, maar de waarde ervan blijkt pas echt als ze zich hebben bewezen in meerdere contexten, zo was mijn gedachte. Via Topicus’ bloedeigen spin in het web, corporate recruiter Aard Knol, kwam ik in contact met het enthousiaste team van Jeugdgezondheidszorg. Dit team wilde graag hun eigen scrumproces naar een hoger plan tillen en stond daarbij open voor input van buitenaf. Een match was geboren.

Agile ontwikkelstadium

Vrijdag 27 januari was de kick-off van dit 6 weken durende traject. Doel van de meeting: een gezamenlijk doel formuleren voor de komende weken, een aanvalsplan hoe dit te bereiken en, niet geheel onbelangrijk, enig besef kweken van het eigen Agile ontwikkelstadium. Je moet eerst leren lopen voordat je kunt rennen. Mijn eigen ervaring als scrummaster heeft me geleerd dat focussen op zaken als continuous delivery en individuele ontwikkeling van teamleden geen grote vruchten afwerpt wanneer je zaken als een stabiele velocity of overzichtelijke backlog nog niet hebt geregeld. Voor het bepalen van het agile ontwikkelstadium heb ik gebruik gemaakt van het Agile Maturity Model (AMM):

Doelen smart formuleren

Een van de valkuilen bij verander- en verbetertrajecten is dat doelen niet smart geformuleerd zijn. Het resultaat hiervan is dat het traject niet uitdaagt, je weet immers niet of het doel bereikt is of niet. Smart, iedereen heeft er wel eens van gehoord en kent ongeveer de strekking, maar waar stond het ook alweer voor?

 

S: Specifiek
M: Meetbaar
A: Acceptabel
R: Realistisch
T: Tijdsgebonden

Tijdens de kick-off stelde ik voor ernaar te gaan streven om over 6 weken het aantal uitlopende user stories tijdens de sprint terug te brengen met 50 %, iets waar het team mee in kon stemmen. Na afloop van de kick-off realiseerde ik me echter met deze doelstelling de M en R te hebben overtreden, of op zijn minst niet te hebben geverifieerd. Immers, de maatstaf heb ik nog helemaal niet gecreëerd. Hoe weet ik dan of deze doelstelling realistisch is? Note to self: eerst meten, daarna pas je doel formuleren. Hoe ik deze caveat heb opgelost lees je in mijn volgende blog.

Note to self: eerst meten, daarna pas je doel formuleren.

Aan de slag!

Na mijn introductie van het AMM en bepalen van het doel was het tijd voor het team om aan de slag te gaan. Opdracht: herformuleer je eigen Definition of Ready (DoR). De DoR is één van de belangrijkste afspraken binnen een scrumteam en bepaalt wanneer een user story klaar is om opgenomen te worden in een sprint. Wanneer goed geformuleerd, voorkomt de DoR een hoop onduidelijkheid, uitzoekwerk en ruis (=vertraging) in een sprint. De teamleden gingen in duo’s aan het werk om de belangrijkste punten te formuleren. De overlap tussen de door de duo’s aangedragen punten bleek erg groot, een goed teken. Het was dus ook een fluitje van een cent om de DoR rond te maken, die er nu als volgt uit ziet:

– De user story is helder omschreven in het ‘wie / wat / waarom’ format
-De how-to-test is toegevoegd aan de user story
-De code impact is omschreven
-Subtaken zijn gedefinieerd
-De user story is duidelijk voor voor alle teamleden
-De user story bevat geen afhankelijkheden met andere stories in de sprint
-De user story is gepokerd
-De acceptatiecriteria zijn opgesteld
-Bij een user story met UI-wijzigingen is een mock-up beschikbaar

Next up

In de week die volgt op de kick-off ga ik samen met het team de backlog verder refinen aan de hand van de nieuw opgestelde DoR. Stories die hieraan voldoen en in de aankomende sprints opgepakt gaan worden, zouden een significante vermindering in de doorlooptijd moeten tonen of op z’n minst geen uitloop meer. Ik ben nieuwsgierig naar de eerste resultaten hiervan. Daarnaast zal ik gaan sleutelen aan een concrete maatstaf om onze doelstelling te kunnen opmeten. Veel te doen, een leuke uitdaging.

Topicus Finance – Amsterdam

John M. Keynesplein 12, Amsterdam

Topicus Finance – Deventer

Singel 25, Deventer

Topicus Hoofdkantoor – Deventer

Singel 25, Deventer

Topicus Finance – Groningen

Helperpark 270 - 298, Groningen

Topicus Zorg – Groningen

Helperpark 270 - 298, Groningen

Topicus Finance – Zwolle

Zuiderzeelaan 23, Zwolle

Topicus Legal – Zwolle

Zuiderzeelaan 23, Zwolle

Topicus Onderwijs – Deventer

Singel 9, Deventer

Topicus Onderwijs – Enschede

M. H. Tromplaan 10-12, Enschede

Topicus Overheid – Enschede

M. H. Tromplaan 10-12, Enschede

Topicus Onderwijs – Nijmegen

Keizer Karelplein 32F, Nijmegen

Topicus Onderwijs – Utrecht

Winthontlaan 200, Utrecht

Topicus Zorg – Deventer

Keizerstraat 43, Deventer

Topicus Zorg – Leiden

Doezastraat 2A, Leiden

Topicus Zorg – Wageningen

Costerweg 1K, Wageningen